Manual & hjälp

1. Komma igång

Kassaapparaten är webbaserad — det enda ni behöver är en modern webbläsare (Chrome, Safari, Firefox, Edge) på en dator, surfplatta eller telefon, samt internet.

Skapa konto

1. Gå till app.kassaapparat.se.
2. Klicka på Skapa konto, ange e-post, lösenord och föreningens namn.
3. Den första användaren blir automatiskt Admin i sin förening.
4. Är ni flera som ska använda systemet — bjud in dem under Inställningar → Användare (se avsnitt 14).

Bli inbjuden till en befintlig förening

Har ni redan en förening upplagd? Be admin maila er en inbjudningslänk. Klicka på länken (app.kassaapparat.se/invite/<token>), välj lösenord och ni är inne. Tokens är engångsbara och knutna till en specifik e-post.

Första saker att göra

1. Gå till Inställningar och fyll i föreningens uppgifter (namn, organisationsnummer, Swish-nummer).
2. Lägg in era produkter under Produkter.
3. Aktivera tvåfaktor (2FA) — rekommenderas särskilt för admin.
4. Slå in en testförsäljning (kan annulleras senare i Historik).

2. Inloggning & tvåfaktor

Inloggning sker med e-post och lösenord. Är 2FA aktiverat på kontot kommer ett andra steg där ni anger en sexsiffrig kod från er Authenticator-app.

Aktivera 2FA

1. Öppna Inställningar → Säkerhet.
2. Klicka Aktivera tvåfaktor. En QR-kod visas.
3. Skanna QR-koden i en Authenticator-app (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password, Authy, Bitwarden — alla TOTP-appar fungerar).
4. Skriv in en kod från appen för att verifiera och bekräfta.
5. Spara reservkoden ni får — den är det enda sättet att logga in om ni tappar telefonen.

Krav för organisationen

Admin kan kräva 2FA för hela föreningen under Inställningar → 2FA-policy:

• Avstängt — frivilligt per användare.
• Enbart admin — admin måste ha 2FA, försäljare frivilligt.
• Alla användare — alla måste aktivera inom respitperioden (oftast 7 dagar).

Användare som inte aktiverat hinner i tid får en varningsbanner. Efter respitperiodens slut blockeras login tills 2FA är på plats.

Återställa 2FA

Tappar någon sin Authenticator: en annan admin kan nollställa 2FA för den användaren under Inställningar → Användare. Användaren måste sätta upp 2FA på nytt vid nästa inloggning.

3. Produkter & lager

Produkter hanteras under menyn Produkter (kräver admin-roll).

Lägga till en produkt

Klicka på Ny produkt. Fyll i:

• Namn — visas på knappen i kassan, på kvittot och i rapporter.
• Pris — anges i kronor (komma eller punkt funkar). Lämna tomt och kryssa Inget fast pris om priset varierar — säljare uppmanas då fylla i pris vid varje försäljning.
• Momssats — välj 25 % (standard, t.ex. presentpåsar, leksaker), 12 % (livsmedel — kaffe, bullar, godis, läsk) eller 6 % (reducerad — t.ex. böcker, biljetter).
• Kategori — valfritt textfält. Produkter med samma kategori grupperas tillsammans i kassan, t.ex. "Fika", "Souvenirer", "Match".
• Lager — kryssa Spåra lagersaldo om ni vill att försäljning automatiskt drar från ett saldo. Ange startsaldo och varningsgräns (t.ex. 5).

Redigera och ordna

Klicka på pennikonen vid en produkt för att redigera. Pilarna upp/ner ändrar ordningen som produkterna visas i kassan — sätt de mest sålda högst upp för snabbare jobb.

Ta bort en produkt

Soptunne-ikonen tar bort. Tidigare ordrar med produkten påverkas inte — historiken förblir intakt. En borttagen produkt syns inte längre i kassan men finns kvar i rapporter med en markering (borttagen).

Lager

• När en produkt med spårat lager säljs minskas saldot automatiskt.
• Når saldot under varningsgränsen markeras produkten med en orange prick i kassan och i produktlistan.
• Är saldot 0 är knappen i kassan gråad och blockeras från försäljning.
• Justera saldo manuellt vid inventering eller om ni fyller på (t.ex. ny låda kaffekapslar) genom att klicka på lagernumret och ange ett nytt värde.

Tips: presentpåsar och varierande priser

För presentpåsar, lotter eller liknande där priset är olika varje gång — använd Inget fast pris. Vid försäljning popar då en ruta upp där säljaren matar in summan och momssats. Momsen blir korrekt uppdelad i rapporter.

4. Kombo-erbjudanden

Kombos är paket av flera produkter till ett rabatterat pris. Skapas under menyn Kombo (admin).

Skapa en kombo

1. Klicka Ny kombo.
2. Sätt namn (t.ex. "Matchpaket", "Fika-kombo").
3. Välj de produkter som ingår och hur många av varje.
4. Sätt komboras pris — ofta lägre än summan av ingående varor.

Kombon visas som en knapp i kassan och slås in som en post på kvittot. Lager dras från varje ingående produkt automatiskt.

Moms i kombo

Om de ingående produkterna har olika moms (t.ex. kaffe 12 % + presentpåse 25 %) räknas momsen pro rata baserat på andelen netto. Det syns i momsrapporten.

5. Sälja — kassavyn

Kassan är startsidan när ni loggat in. Vänster: produkter. Höger: varukorg.

Slå in

• Tryck på en produktknapp för att lägga till. Trycker ni igen ökar antalet.
• Är produkten utan fast pris öppnas en ruta — fyll i pris och momssats.
• Tryck på en post i varukorgen för att ändra antal eller ta bort.
• Kombo-knappar visas tillsammans med vanliga produkter (med ett 🎁-märke).

Sök & kategorier

Har ni många produkter — använd sökfältet eller filterflikar för kategorier. Sökningen matchar både namn och kategori.

Avbryta en pågående försäljning

Klicka Töm i varukorgen för att börja om. Inget skickas till databasen förrän kunden betalat.

6. Betalning

Klicka Betala i varukorgen för att gå till betalvyn. Tre metoder finns:

Swish

1. Tryck Swish. En QR-kod genereras med summan och föreningens Swish-nummer förifyllt.
2. Kunden öppnar Swish-appen, väljer Skanna, riktar mot skärmen och godkänner.
3. När swishen kommit in tryck Bekräfta. Ordern slutförs och kvitto kan skrivas ut/mailas.

OBS: Kassaapparaten kontrollerar inte automatiskt att Swish kommit in — säljaren måste verifiera mot sin telefon innan bekräftelse.

Kort

Använd er befintliga kortterminal (iZettle, Worldline, Bambora osv) parallellt. När betalningen är godkänd där — tryck Kort i Kassaapparaten för att slutföra ordern.

Kontant

Tryck Kontant, ta emot pengarna, växla. Kassaapparaten visar totalsumman tydligt så ni ser vad som ska in.

Konfigurera vilka metoder som visas

Under Inställningar → Företag kan admin välja vilka betalmetoder som ska vara aktiva. T.ex. om ni inte tar kort kan ni dölja knappen helt.

7. Kvitton — utskrift & e-post

Skriva ut på termoskrivare

Kassaapparaten stödjer ESC/POS-termoskrivare (de små svartvita rullarna med ~58 mm pappersbredd). Anslut skrivaren via USB eller WebUSB-kompatibel adapter.

1. Klicka Skriv ut kvitto efter att en order är slutförd, eller från Historik → öppna en order → Skriv ut.
2. Webbläsaren ber första gången om tillåtelse att prata med skrivaren.
3. Kvittot innehåller föreningens namn, organisationsnummer (om angivet), datum, tid, varurader, momsuppdelning och betalmetod.

Stöd kräver Chrome eller Edge — Safari/Firefox saknar WebUSB.

Maila kvitto

Klicka Maila kvitto, skriv in kundens e-post. Ett snyggt PDF-kvitto skickas direkt. Bra för kunder som inte vill ha pappersutskrift.

Återskapa eller skriv ut igen senare

Alla kvitton ligger kvar i Historik. Öppna ordern och klicka Skriv ut eller Maila igen — t.ex. om kunden hör av sig veckan efter och behöver ett kvitto.

8. Kunddisplay

En separat skärm-vy som visar kunden vad som slås in och vad totalen blir — bra om kassan har en surfplatta där kunden inte ser baksidan.

Sätta upp

1. På en andra enhet (surfplatta, gammal telefon) öppna https://app.kassaapparat.se/display.
2. Logga in med samma konto som kassan.
3. Skärmen uppdateras realtid när varor slås in i kassan.

Skärmen kräver ingen inmatning — den är read-only och pekskärms-säker.

9. Historik

Klicka 🕐 Historik i headern. Ni ser alla försäljningar med kvittonummer, tidpunkt, betalmetod och summa.

Detaljer per order

Klicka på en rad för att öppna ordern. Där visas alla varurader, momsuppdelning, säljare och möjlighet att skriva ut/maila kvittot igen.

Annullera en order

Felslag händer — admin kan annullera en order genom Annullera-knappen i orderdetaljerna. Det skapar en motpost i rapporten så momsen stämmer. Annullerade ordrar visas i historiken med överstruken text.

Tips: annullera så fort ni märker felet och slå in rätt order — annars blir det krångligt att stämma av kassan på kvällen.

10. Översikt (Dashboard)

Klicka 🧱 Översikt (admin) för en realtidsvy av dagen.

• Dagskassa — total försäljning idag, antal kvitton, snittköp.
• Senaste ordrarna — ström av de 5–10 senaste försäljningarna.
• Försäljning per timme — stapeldiagram som visar när det är som mest att göra.
• Topproduktern idag — vad som säljer bäst just nu.

Översikten uppdateras automatiskt — bra att ha öppen på en stor skärm i kafeterian eller bakom kulisserna.

11. Rapporter & dagsstängning

📊 Rapporter (admin) ger detaljerad rapport per dag.

Välja datum

Datumväljaren längst upp ändrar vilken dag rapporten gäller. Default är dagens datum.

Dagsstängning

När dagen är klar — klicka Stäng kassan. Det:

• Låser dagen så inga fler ordrar kan registreras på det datumet.
• Snabbar in dagskassan och momsuppdelningen.
• Skickar (om webhook är konfigurerad i Inställningar) en sammanfattning till bokföringen eller en Slack-kanal.

En låst dag kan inte ångras utan att admin tar bort låset manuellt — dubbelkolla innan ni stänger.

CSV-export

Knappen Exportera CSV laddar ner en kommaseparerad fil med alla rader för dagen — användbart för bokföring eller Excel-pyssel. Filen heter kassarapport-2026-05-06.csv och är UTF-8 med BOM (öppnas direkt i Excel utan å/ä/ö-trassel).

12. Inställningar

⚙️ Inställningar är delat i flera flikar:

Företag

• Föreningens namn (visas i headern och på kvitton)
• Organisationsnummer (skrivs ut på kvitton)
• Swish-nummer för Swish-betalningar
• Aktiva betalmetoder (Swish/Kort/Kontant)
• Standardmomssats för nya produkter

Användare

Lista med alla användare i föreningen. Här kan admin:

• Bjuda in nya användare (e-post + roll). Se avsnitt 14.
• Ändra roll på befintliga.
• Nollställa 2FA för en användare som tappat sin Authenticator.
• Inaktivera en användare som slutat (de kan inte längre logga in, men deras historik finns kvar).

Säkerhet

• Egen 2FA — aktivera/avaktivera.
• Byta lösenord.
• 2FA-policy för organisationen (admin).

Integration / webhook

Vid dagsstängning kan en webhook anropas — en URL som tar emot en JSON-sammanfattning av dagen. Användbart för att skicka till bokföring (t.ex. Visma, Fortnox) eller en Slack-kanal.

13. Flera föreningar

Är ni aktiva i flera föreningar — t.ex. en moderförening med flera sektioner — kan ett enda konto vara medlem i flera. Klicka på föreningsnamnet i headern för att byta.

Skapa fler föreningar

Under Inställningar → Företag → Lägg till förening. Den nya föreningen är helt separat — egen produktlista, egna ordrar, egen rapport. Bra för t.ex. fotbollsförening med separat ungdomssektion.

Olika roller i olika föreningar

Ni kan vara admin i en och försäljare i en annan. Rollvalet är per förening, inte per konto.

14. Användare & roller

Två roller

• Admin — ser allt: produkter, kombo, översikt, rapporter, användare, inställningar. Kan annullera ordrar, ändra priser, bjuda in andra.
• Försäljare — ser kassan, varukorgen, betalningsflödet och egen historik. Kan ej ändra produkter eller stänga kassan.

Bjuda in

1. Inställningar → Användare → Bjud in.
2. Skriv e-post och välj roll.
3. En länk genereras — kopiera och skicka i SMS, mail eller chatt. Mottagaren klickar och sätter sitt lösenord.

Inbjudningslänkar är giltiga i 7 dagar och kan bara användas en gång.

Ta bort

Markera användaren och tryck Ta bort. Personen kan inte längre logga in. Tidigare ordrar de gjort finns kvar i historiken med deras namn.

15. Säkerhet & data

Var lagras data?

All data ligger på servrar i Microsoft Azure, region Sweden Central (Gävle). Vi tar dagliga backuper (1× per dygn) och behåller 14 dagars historik.

Kryptering

• Trafik mellan webbläsare och server är TLS 1.2/1.3 (Let's Encrypt-certifikat).
• Lösenord är hashade med bcrypt — vi kan inte se ert lösenord ens om vi vill.
• 2FA-hemligheter krypteras i databasen.

GDPR

Vi sparar bara det ni själva matar in (produktinfo, ordrar, e-postadresser för inbjudningar). Vi delar ingen data med tredje part och säljer aldrig något. Vill ni radera ert konto — maila hej@kassaapparat.se så raderas allt inom 30 dagar.

Exportera era data

Ni äger era data. CSV-export per dag finns i rapportvyn. Vill ni ha en komplett dump (produkter, ordrar, användare) — maila oss.

16. Lagar & regler — när krävs ett certifierat kassaregister?

Vid kontant- eller kortförsäljning gäller i grunden att man ska ha ett certifierat kassaregister med kontrollenhet registrerat hos Skatteverket. Det finns dock undantag — och de flesta föreningar är just undantagna.

Föreningar & trossamfund

Allmännyttiga ideella föreningar och registrerade trossamfund som är skattebefriade enligt 7 kap. inkomstskattelagen är undantagna från kassaregisterkravet — det framgår av 39 kap. 5 § skatteförfarandelagen (SFL). Det gäller bland annat:

• Idrottsföreningar (RF-anslutna eller andra som främjar idrott)
• Scoutkårer, friluftsföreningar, hembygdsföreningar
• Religiösa samfund och församlingar
• Kulturföreningar, ungdomsföreningar och liknande allmännyttiga sammanslutningar

För dessa går det helt bra att använda Kassaapparaten utan ett godkänt kassaregister. Ni får — och bör — ändå föra ordnad bokföring av era inkomster, och de rapporter och kvitton Kassaapparaten genererar fungerar utmärkt som underlag.

Företag

Aktiebolag, handelsbolag och enskilda firmor som tar betalt kontant eller med kort i en fysisk butik/försäljningsplats omfattas av kassaregisterkravet, men det finns viktiga undantag:

• Liten omsättning — kontant- och kortförsäljning sammanlagt under 4 prisbasbelopp per år (cirka 235 200 kr för 2026; prisbasbeloppet räknas om varje år).
• Distanshandel — ren e-handel utan kontant kassa.
• Torg- och marknadshandel i begränsad omfattning, automater m.m. (specialregler — kolla hos Skatteverket).

Är ni ett företag över dessa undantag krävs ett certifierat kassaregister. Kassaapparaten är inte certifierat kassaregister — vi saknar kontrollenhet — så för stora företag duger inte vårt system som ensamt kassasystem. Det går utmärkt att använda som komplement (för produktöversikt, rapporter, lager) parallellt med en certifierad kassa.

På gång — kommande betalversion

Vad innebär ett "certifierat kassaregister"?

Det är ett kassasystem som:

• är typgodkänt av ett ackrediterat certifieringsorgan
• har en så kallad kontrollenhet som krypterar och låser varje transaktion så att den inte kan ändras i efterhand
• är anmält till Skatteverket via blankett SKV 1509 eller motsvarande e-tjänst
• genererar kvitto vid varje betalning

Tipsa: är vi en allmännyttig förening?

I korthet — en förening är allmännyttig om den uppfyller fyra krav: ändamålet är allmännyttigt (idrott, kultur, religion, vetenskap, m.fl.), verksamheten huvudsakligen följer ändamålet, medlemskap är öppet, och föreningen använder pengarna i verksamheten (inte delar ut vinst). De flesta sportklubbar, föreningar och samfund i Sverige uppfyller detta. Är ni osäkra — Skatteverket hjälper er bedöma.

Friskrivning

Den här texten är en sammanfattning för att hjälpa er förstå reglerna i grova drag — den är inte juridisk rådgivning. Lagarna ändras och tolkningar kan variera. Hör med Skatteverket (skatteverket.se) eller en revisor om ni vill ha ett bindande svar för just er situation.

17. Felsökning & vanliga frågor