Manual & hjälp

1. Komma igång

Kassaapparaten är webbaserad — det enda ni behöver är en modern webbläsare (Chrome, Safari, Firefox, Edge) på en dator, surfplatta eller telefon, samt internet.

Prova utan konto

Vill ni titta först? Klicka Prova kassan nu på kassaapparat.se så hamnar ni direkt i en demokassa med färdiga produkter — ingen registrering, inget lösenord. Demon delas av alla besökare, så det går inte att ändra produkter eller inställningar där, och eventuella Swish-betalningar går till Barncancerfonden (9020900).

Klicka Avsluta prova-läget i den orange listen när ni är klara, så kommer ni till inloggningen. Samma sak händer om ni går till app.kassaapparat.se/login.

Skapa konto

1. Gå till app.kassaapparat.se.
2. Klicka på Skapa konto, ange e-post, lösenord och föreningens namn.
3. Den första användaren blir automatiskt Admin i sin förening.
4. Är ni flera som ska använda systemet — bjud in dem under Inställningar → Användare (se avsnitt 14).

Bli inbjuden till en befintlig förening

Har ni redan en förening upplagd? Be admin maila er en inbjudningslänk. Klicka på länken (app.kassaapparat.se/invite/<token>), välj lösenord och ni är inne. Tokens är engångsbara och knutna till en specifik e-post.

Första saker att göra

1. Gå till Inställningar och fyll i föreningens uppgifter (namn, organisationsnummer, Swish-nummer).
2. Lägg upp era kategorier och produkter under Produkter.
3. Aktivera tvåfaktor (2FA) — rekommenderas särskilt för admin.
4. Slå in en testförsäljning (kan annulleras senare i Historik).

2. Inloggning & tvåfaktor

Inloggning sker med e-post och lösenord. Är 2FA aktiverat på kontot kommer ett andra steg där ni anger en sexsiffrig kod från er Authenticator-app.

Aktivera 2FA

1. Öppna Inställningar → Säkerhet.
2. Klicka Aktivera tvåfaktor. En QR-kod visas.
3. Skanna QR-koden i en Authenticator-app (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password, Authy, Bitwarden — alla TOTP-appar fungerar).
4. Skriv in en kod från appen för att verifiera och bekräfta.
5. Spara reservkoden ni får — den är det enda sättet att logga in om ni tappar telefonen.

Krav för organisationen

Admin kan kräva 2FA för hela föreningen under Inställningar → 2FA-policy:

• Avstängt — frivilligt per användare.
• Enbart admin — admin måste ha 2FA, försäljare frivilligt.
• Alla användare — alla måste aktivera inom respitperioden (oftast 7 dagar).

Användare som inte aktiverat hinner i tid får en varningsbanner. Efter respitperiodens slut blockeras login tills 2FA är på plats.

Återställa 2FA

Tappar någon sin Authenticator: en annan admin kan nollställa 2FA för den användaren under Inställningar → Användare. Användaren måste sätta upp 2FA på nytt vid nästa inloggning.

3. Produkter & lager

Produkter hanteras under menyn Produkter (kräver admin-roll). Vyn öppnas som en egen helsida — inte en liten ruta — så att listan, kategorierna och redigeringsformuläret får plats även när ni har många produkter. Klicka Tillbaka till kassan uppe till vänster när ni är klara.

Lägga till en produkt

Klicka på Lägg till produkt. Fyll i:

• Namn — visas på knappen i kassan, på kvittot och i rapporter.
• Pris — anges i kronor (komma eller punkt funkar). Lämna tomt och kryssa Fråga pris om priset varierar — säljare uppmanas då fylla i pris vid varje försäljning.
• Momssats — välj 25 % (standard, t.ex. presentpåsar, leksaker), 12 % (livsmedel — kaffe, bullar, godis, läsk) eller 6 % (reducerad — t.ex. böcker, biljetter).
• Kategori — välj i menyn bland föreningens egna kategorier, eller välj + Ny kategori… och skriv in en ny direkt i formuläret. Produkter med samma kategori får en egen flik i kassan, t.ex. "Fika", "Souvenirer", "Match".
• Lager — kryssa Lagerspåra om ni vill att försäljning automatiskt drar från ett saldo. Ange startsaldo och varningsgräns (t.ex. 5).

Kategorier

Överst i produktvyn finns panelen Kategorier. Där lägger ni upp föreningens egna kategorier en gång — sedan väljer ni bland dem i menyn när ni skapar produkter, istället för att skriva samma ord om och om igen (och råka få både "Fika" och "fika").

• Lägg till — skriv namnet och klicka Lägg till. Samma namn kan inte finnas två gånger, oavsett stora eller små bokstäver.
• Byt namn — pennikonen. Namnbytet följer automatiskt med till alla produkter som ligger i kategorin.
• Ordning — pilarna upp/ner. Ordningen styr både menyn i produktformuläret och i vilken ordning flikarna visas i kassan.
• Ta bort — soptunnan. Produkterna finns kvar men blir okategoriserade; ni får en fråga med antalet berörda produkter först.

Hade ni kategorier innan den här funktionen fanns? De konverterades automatiskt — allt ni redan skrivit in finns med i listan från start.

Redigera och ordna

Klicka på pennikonen vid en produkt för att redigera. Pilarna upp/ner ändrar ordningen som produkterna visas i kassan — sätt de mest sålda högst upp för snabbare jobb.

Ta bort en produkt

Soptunne-ikonen tar bort. Tidigare ordrar med produkten påverkas inte — historiken förblir intakt. En borttagen produkt syns inte längre i kassan men finns kvar i rapporter med en markering (borttagen).

Lager

• När en produkt med spårat lager säljs minskas saldot automatiskt.
• Når saldot under varningsgränsen markeras produkten med en orange prick i kassan och i produktlistan.
• Är saldot 0 är knappen i kassan gråad och blockeras från försäljning.
• Justera saldo manuellt vid inventering eller om ni fyller på (t.ex. ny låda kaffekapslar) genom att klicka på lagernumret och ange ett nytt värde.

Tips: presentpåsar och varierande priser

För presentpåsar, lotter eller liknande där priset är olika varje gång — använd Fråga pris. Vid försäljning popar då en ruta upp där säljaren matar in summan och momssats. Momsen blir korrekt uppdelad i rapporter.

4. Kombo-erbjudanden

Kombos är paket av en eller flera produkter till ett rabatterat pris — t.ex. 2 smörgåstårtor + 2 kaffe för 250 kr. Skapas under menyn Kombo (admin).

Skapa en kombo

1. Klicka Nytt erbjudande.
2. Sätt namn (t.ex. "Matchpaket", "Fikapaket").
3. Välj de produkter som ingår och hur många av varje. Behöver ni fler rader — klicka Lägg till produkt.
4. Sätt paketpriset. Under fältet visas ordinarie pris och hur mycket kunden sparar.

Erbjudandet slås inte in som en egen knapp — det tillämpas automatiskt så fort kundvagnen innehåller det som ingår. Kassören ser en rabattrad längst ner i vagnen ("2× Fikapaket −172,00 kr") och totalsumman justeras direkt. Lager dras från varje ingående produkt som vanligt.

Så räknas det

• Ett erbjudande kan gälla flera gånger i samma köp — fyra tårtor och fyra kaffe blir två paket.
• Räcker inte varorna till ett helt paket säljs de till ordinarie pris. Det som blir över utanför paketet likaså.
• En vara kan bara ingå i ett paket. Konkurrerar flera erbjudanden om samma varor tillämpas det som ger kunden störst rabatt först.
• Ett erbjudande som inte är billigare än ordinarie pris tillämpas aldrig.
• Produkter utan fast pris kan inte ingå — paketpriset går då inte att fördela.

Moms i kombo

Har de ingående produkterna olika moms (t.ex. kaffe 12 % + presentpåse 25 %) fördelas paketpriset över produkterna i proportion till deras ordinarie värde, så att varje vara behåller sin egen momssats. Summan av raderna blir exakt paketpriset — inga ören försvinner — och fördelningen syns i momsrapporten.

5. Sälja — kassavyn

Kassan är startsidan när ni loggat in. Vänster: produkter. Höger: varukorg.

Slå in

• Tryck på en produktknapp för att lägga till. Trycker ni igen ökar antalet.
• Är produkten utan fast pris öppnas en ruta — fyll i pris och momssats.
• Tryck på en post i varukorgen för att ändra antal eller ta bort.
• Kombo-knappar visas tillsammans med vanliga produkter (med ett 🎁-märke).

Sök & kategorier

Har ni många produkter — använd sökfältet eller kategoriflikarna ovanför produktrutorna. Flikarna visas i den ordning ni satt kategorierna under Produkter → Kategorier, och bara kategorier som faktiskt har aktiva produkter tar plats i raden.

Avbryta en pågående försäljning

Klicka Töm i varukorgen för att börja om. Inget skickas till databasen förrän kunden betalat.

6. Betalning

Klicka Betala i varukorgen för att gå till betalvyn. Tre metoder finns:

Swish

1. Tryck Swish. En QR-kod genereras med summan och föreningens Swish-nummer förifyllt.
2. Kunden öppnar Swish-appen, väljer Skanna, riktar mot skärmen och godkänner.
3. När swishen kommit in tryck Bekräfta. Ordern slutförs och kvitto kan skrivas ut/mailas.

OBS: Kassaapparaten kontrollerar inte automatiskt att Swish kommit in — säljaren måste verifiera mot sin telefon innan bekräftelse.

Kort

Använd er befintliga kortterminal (iZettle, Worldline, Bambora osv) parallellt. När betalningen är godkänd där — tryck Kort i Kassaapparaten för att slutföra ordern.

Kontant

Tryck Kontant, ta emot pengarna, växla. Kassaapparaten visar totalsumman tydligt så ni ser vad som ska in.

Konfigurera vilka metoder som visas

Under Inställningar → Företag kan admin välja vilka betalmetoder som ska vara aktiva. T.ex. om ni inte tar kort kan ni dölja knappen helt.

7. Kvitton — utskrift & e-post

Skriva ut på termoskrivare

Kassaapparaten stödjer ESC/POS-termoskrivare (de små svartvita rullarna med ~58 mm pappersbredd). Anslut skrivaren via USB eller WebUSB-kompatibel adapter.

1. Klicka Skriv ut kvitto efter att en order är slutförd, eller från Historik → öppna en order → Skriv ut.
2. Webbläsaren ber första gången om tillåtelse att prata med skrivaren.
3. Kvittot innehåller föreningens namn, organisationsnummer (om angivet), datum, tid, varurader, momsuppdelning och betalmetod.

Stöd kräver Chrome eller Edge — Safari/Firefox saknar WebUSB.

Maila kvitto

Klicka Maila kvitto, skriv in kundens e-post. Ett snyggt PDF-kvitto skickas direkt. Bra för kunder som inte vill ha pappersutskrift.

Återskapa eller skriv ut igen senare

Alla kvitton ligger kvar i Historik. Öppna ordern och klicka Skriv ut eller Maila igen — t.ex. om kunden hör av sig veckan efter och behöver ett kvitto.

8. Kunddisplay

En separat skärm-vy som visar kunden vad som slås in och vad totalen blir — bra om kassan har en surfplatta där kunden inte ser baksidan.

Sätta upp

1. På en andra enhet (surfplatta, gammal telefon) öppna https://app.kassaapparat.se/display.
2. Logga in med samma konto som kassan.
3. Skärmen uppdateras realtid när varor slås in i kassan.

Skärmen kräver ingen inmatning — den är read-only och pekskärms-säker.

9. Historik

Klicka 🕐 Historik i headern. Ni ser alla försäljningar med kvittonummer, tidpunkt, betalmetod och summa.

Detaljer per order

Klicka på en rad för att öppna ordern. Där visas alla varurader, momsuppdelning, säljare och möjlighet att skriva ut/maila kvittot igen.

Annullera en order

Felslag händer — admin kan annullera en order genom Annullera-knappen i orderdetaljerna. Det skapar en motpost i rapporten så momsen stämmer. Annullerade ordrar visas i historiken med överstruken text.

Tips: annullera så fort ni märker felet och slå in rätt order — annars blir det krångligt att stämma av kassan på kvällen.

10. Översikt (Dashboard)

Klicka 🧱 Översikt (admin) för en realtidsvy av dagen.

• Dagskassa — total försäljning idag, antal kvitton, snittköp.
• Senaste ordrarna — ström av de 5–10 senaste försäljningarna.
• Försäljning per timme — stapeldiagram som visar när det är som mest att göra.
• Topproduktern idag — vad som säljer bäst just nu.

Översikten uppdateras automatiskt — bra att ha öppen på en stor skärm i kafeterian eller bakom kulisserna.

11. Rapporter & dagsstängning

📊 Rapporter (admin) ger detaljerad rapport för en dag, en vecka, en månad, ett år eller hela historiken.

Under 2026 gäller inga planbegränsningar. Alla föreningar har obegränsad rapporthistorik, obegränsat antal produkter och användare. Planernas gränser börjar tillämpas 1 januari 2027.

Välja period

Knapparna längst upp väljer period: Dag, Vecka, Månad, År eller Sedan start. Datumväljaren bredvid bestämmer vilken vecka, månad eller år ni tittar på — det räcker att välja vilket datum som helst inom perioden. För Sedan start behövs inget datum; den räknar allt ni har sålt.

• Vecka är måndag till söndag (ISO-vecka), och rubriken visar veckonumret.
• Månad och år är kalendermånad respektive kalenderår.
• Oavsett period visas antal ordrar, omsättning, snitt per order, bästsäljande produkter, fördelning per betalmetod och momssammanställning.
• Staplarna under nyckeltalen visar utvecklingen: per dag för dag, vecka och månad — per månad för år och sedan start.

Dagsstängning

Dagsavslut gäller en enskild dag, så knappen visas bara i Dag-vyn. När dagen är klar — klicka Stäng dagen. Det:

• Låser dagen så inga fler ordrar kan registreras på det datumet.
• Snabbar in dagskassan och momsuppdelningen.
• Skickar (om webhook är konfigurerad i Inställningar) en sammanfattning till bokföringen eller en Slack-kanal.

En låst dag kan inte ångras utan att admin tar bort låset manuellt — dubbelkolla innan ni stänger.

CSV-export

Knappen CSV laddar ner en kommaseparerad fil för den period ni valt — användbart för bokföring eller Excel-pyssel. Filen innehåller produkter, betalmetoder, moms och periodens utveckling, heter t.ex. kassarapport-2026-08-10.csv (eller kassarapport-sedan-start.csv) och är UTF-8 med BOM, så den öppnas direkt i Excel utan å/ä/ö-trassel.

12. Inställningar

⚙️ Inställningar öppnas som en egen helsida med en meny till vänster (en rad med ikoner högst upp på mobil). Klicka Tillbaka till kassan när ni är klara. Försäljare ser bara Säkerhet och Mitt konto — resten är admin-saker och visas inte alls för dem.

Företag

• Föreningens namn (visas i headern och på kvitton)
• Organisationsnummer (skrivs ut på kvitton)
• Swish-nummer för Swish-betalningar
• Aktiva betalmetoder (Swish/Kort/Kontant) — minst ett måste vara på
• Standardmomssats för nya produkter

Användare

Tabell med alla i föreningen. Här kan admin:

• Bjuda in nya (e-post + roll) och återkalla inbjudningar som inte hunnit användas.
• Inaktivera eller aktivera ett konto.
• Ta bort en användare helt — se avsnitt 14 för när det går.
• Nollställa 2FA för någon som tappat sin Authenticator.

Säkerhet

• 2FA-policy för föreningen och hur många dagar de anställda har på sig (admin).
• Er egen 2FA — aktivera eller stänga av.
• Byta lösenord.

Kunddisplay

Hämta länken till kunddisplayen och rotera dess token. Se avsnitt 8.

Mitt konto

Vem ni är inloggad som, roll och förening — och för admin en knapp för att ladda ner backup av allt (produkter, ordrar, inställningar) som JSON. Härifrån loggar ni också ut.

Integration / webhook

Vid dagsstängning kan en webhook anropas — en URL som tar emot en JSON-sammanfattning av dagen, användbart för bokföring eller en Slack-kanal. Funktionen finns i tjänsten, men adressen sätts inte i gränssnittet än — hör av er till hej@kassaapparat.se så lägger vi in den.

13. Flera föreningar

Är ni aktiva i flera föreningar — t.ex. en moderförening med flera sektioner — kan ett enda konto vara medlem i flera. Klicka på föreningsnamnet i headern för att byta.

Skapa fler föreningar

Under Inställningar → Företag → Lägg till förening. Den nya föreningen är helt separat — egen produktlista, egna ordrar, egen rapport. Bra för t.ex. fotbollsförening med separat ungdomssektion.

Olika roller i olika föreningar

Ni kan vara admin i en och försäljare i en annan. Rollvalet är per förening, inte per konto.

14. Användare & roller

Två roller

• Admin — ser allt: produkter, kombo, översikt, rapporter, användare, inställningar. Kan annullera ordrar, ändra priser, bjuda in andra.
• Försäljare — ser kassan, varukorgen, betalningsflödet och egen historik. Kan ej ändra produkter eller stänga kassan.

Bjuda in

1. Inställningar → Användare → Bjud in.
2. Skriv e-post och välj roll.
3. En länk genereras — kopiera och skicka i SMS, mail eller chatt. Mottagaren klickar och sätter sitt lösenord.

En inbjudningslänk kan bara användas en gång. Den gäller tills den används eller återkallas.

Skrev ni fel adress? Väntande inbjudningar listas under Inställningar → Användare med en papperskorg — då slutar länken fungera.

Ta bort eller inaktivera

Båda finns på användarraden under Inställningar → Användare, och vilket som gäller beror på om personen har sålt något:

• Har aldrig registrerat en order — t.ex. någon som bjöds in men aldrig kom igång. Papperskorgen tar bort kontot helt.
• Har registrerat ordrar — då är papperskorgen låst. Kvitton och rapporter pekar på vem som sålde, och den kopplingen får inte försvinna i efterhand. Tryck Aktiv för att inaktivera istället: personen kan inte längre logga in, men försäljningen står kvar i historiken med deras namn.

Ni kan inte ta bort ert eget konto, och den sista administratören går inte att ta bort — annars skulle föreningen bli utan admin.

15. Säkerhet & data

Var lagras data?

All data ligger på servrar i Microsoft Azure, region Sweden Central (Gävle). Vi tar dagliga backuper (1× per dygn) och behåller 14 dagars historik.

Kryptering

• Trafik mellan webbläsare och server är TLS 1.2/1.3 (Let's Encrypt-certifikat).
• Lösenord är hashade med bcrypt — vi kan inte se ert lösenord ens om vi vill.
• 2FA-hemligheter krypteras i databasen.

GDPR

Vi sparar bara det ni själva matar in (produktinfo, ordrar, e-postadresser för inbjudningar). Vi delar ingen data med tredje part och säljer aldrig något. Vill ni radera ert konto — maila hej@kassaapparat.se så raderas allt inom 30 dagar.

Exportera era data

Ni äger era data. CSV-export per dag finns i rapportvyn. Vill ni ha en komplett dump (produkter, ordrar, användare) — maila oss.

16. Lagar & regler — när krävs ett certifierat kassaregister?

Vid kontant- eller kortförsäljning gäller i grunden att man ska ha ett certifierat kassaregister med kontrollenhet registrerat hos Skatteverket. Det finns dock undantag — och de flesta föreningar är just undantagna.

Föreningar & trossamfund

Allmännyttiga ideella föreningar och registrerade trossamfund som är skattebefriade enligt 7 kap. inkomstskattelagen är undantagna från kassaregisterkravet — det framgår av 39 kap. 5 § skatteförfarandelagen (SFL). Det gäller bland annat:

• Idrottsföreningar (RF-anslutna eller andra som främjar idrott)
• Scoutkårer, friluftsföreningar, hembygdsföreningar
• Religiösa samfund och församlingar
• Kulturföreningar, ungdomsföreningar och liknande allmännyttiga sammanslutningar

För dessa går det helt bra att använda Kassaapparaten utan ett godkänt kassaregister. Ni får — och bör — ändå föra ordnad bokföring av era inkomster, och de rapporter och kvitton Kassaapparaten genererar fungerar utmärkt som underlag.

Företag

Aktiebolag, handelsbolag och enskilda firmor som tar betalt kontant eller med kort i en fysisk butik/försäljningsplats omfattas av kassaregisterkravet, men det finns viktiga undantag:

• Liten omsättning — kontant- och kortförsäljning sammanlagt under 4 prisbasbelopp per år (cirka 235 200 kr för 2026; prisbasbeloppet räknas om varje år).
• Distanshandel — ren e-handel utan kontant kassa.
• Torg- och marknadshandel i begränsad omfattning, automater m.m. (specialregler — kolla hos Skatteverket).

Är ni ett företag över dessa undantag krävs ett certifierat kassaregister. Kassaapparaten är inte certifierat kassaregister — vi saknar kontrollenhet — så för stora företag duger inte vårt system som ensamt kassasystem. Det går utmärkt att använda som komplement (för produktöversikt, rapporter, lager) parallellt med en certifierad kassa.

På gång — kommande betalversion

Vad innebär ett "certifierat kassaregister"?

Det är ett kassasystem som:

• är typgodkänt av ett ackrediterat certifieringsorgan
• har en så kallad kontrollenhet som krypterar och låser varje transaktion så att den inte kan ändras i efterhand
• är anmält till Skatteverket via blankett SKV 1509 eller motsvarande e-tjänst
• genererar kvitto vid varje betalning

Tipsa: är vi en allmännyttig förening?

I korthet — en förening är allmännyttig om den uppfyller fyra krav: ändamålet är allmännyttigt (idrott, kultur, religion, vetenskap, m.fl.), verksamheten huvudsakligen följer ändamålet, medlemskap är öppet, och föreningen använder pengarna i verksamheten (inte delar ut vinst). De flesta sportklubbar, föreningar och samfund i Sverige uppfyller detta. Är ni osäkra — Skatteverket hjälper er bedöma.

Friskrivning

Den här texten är en sammanfattning för att hjälpa er förstå reglerna i grova drag — den är inte juridisk rådgivning. Lagarna ändras och tolkningar kan variera. Hör med Skatteverket (skatteverket.se) eller en revisor om ni vill ha ett bindande svar för just er situation.

17. Felsökning & vanliga frågor